Samenvatting

• Ondernemingen van elke grootte, waaronder meer dan 50% van de Amerikaanse beursgenoteerde ondernemingen, 64% van de Fortune 500 en duizenden dochtermaatschappijen van bedrijven die buiten de Verenigde Staten zijn gevestigd, hebben gekozen voor Delaware als hun vennootschapsrechtelijke ‘thuis’.
• Alvorens een beslissing te nemen, raadpleeg adviseurs op het gebied van corporate governance en vennootschapsrecht en maak wezenlijke keuzes inzake de gewenste governance- en kapitaalstructuur teneinde de vennootschap effectief te laten functioneren.
• De oprichtingsprocedure is eenvoudig: kies een naam en rechtsvorm; kies een ‘registered agent’ en leg hiermee contact; deponeer tot slot een ‘certificate of incorporation’.
• De Division of Corporations van de Secretary of State van Delaware is klantgericht en biedt efficiënte dienstverlening.
• Een stap-voor-stap handleiding voor het oprichten van een nieuwe rechtsvorm in Delaware is beschikbaar op de website van de Division of Corporations.

Al meer dan een eeuw kiezen ondernemingen wereldwijd om zich in Delaware te vestigen vanwege Delaware’s ontwikkelde en flexibele vennootschapsrechtelijke wetgeving, de kennis en ervaring van de rechterlijke macht en het ondernemersvriendelijke overheidsbestuur.

De oprichting van een vennootschap in Delaware is een eenvoudig en gestroomlijnd proces. De onderstaande paragrafen geven een praktisch overzicht van de verschillende stappen.

De belangrijkste stap: raadpleeg adviseurs en maak wezenlijke keuzes inzake de gewenste governance- en kapitaalstructuur

U bent niet wettelijk verplicht een advocaat in te schakelen bij vestiging in Delaware. Maar als het belangrijk voor u is uw vennootschap of andere rechtsvorm in Delaware te vestigen omdat Delaware wetgeving behulpzaam is voor uw onderneming, dan is het goedkoop-duurkoop (‘penny wise, pound foolish’) om niet vooraf een deskundige te raadplegen. Belangrijke beslissingen over de samenstelling van de ‘board of directors’, de uitgifte van aandelen, de kapitaalstructuur van de vennootschap en de verdeling van bevoegdheden dienen zo vroeg mogelijk in het leven van de vennootschap genomen te worden. Wanneer dergelijke zaken niet in een vroeg stadium goed worden geregeld, schuilt daarin vaak de kiem voor latere procedures en waardevernietiging.

De reden om naar Delaware te komen is niet dat Delaware een ‘low cost provider’ is. Dat is Delaware niet. De reden om een rechtsvorm in Delaware op te richten is gelegen in de duurzame waarde van de voorspelbaarheid en efficiëntie van het recht van Delaware. Tenzij u vanaf het begin zorgvuldigheid betracht, gaan deze voordelen verloren. In dit verband moet worden opgemerkt dat Delaware’s vennootschapsrecht erop is gericht om vennootschappen en haar aandeelhouders maximale vrijheid te geven bij de inrichting van de organisatie. Ondernemingen kunnen gebruik maken van een veelvoud aan optionele bepalingen in het vennootschapsrecht van Delaware in hun Certificate of Incorporation. Ondernemingen kunnen tevens een keuze maken tussen de verschillende rechtsvormen onder het recht van Delaware, waaronder partnerships en limited liability companies, naast traditionele kapitaalvennootschappen. Elke rechtsvorm heeft haar eigen voordelen en beperkingen voor specifieke situaties. U doet er derhalve goed aan advies in te winnen van ter zake kundige adviseurs om de rechtsvorm te kiezen die het beste bij uw wensen en ondernemingsdoelstellingen aansluit.

Kies een bedrijfsnaam

Uw Delaware-vennootschap moet een naam hebben. Bedrijfsnamen dienen aan een bepaalde eisen te voldoen. Elke bedrijfsnaam moet uniek zijn en mag niet gelijk zijn aan de naam van een andere in Delaware geregistreerde vennootschap. U kunt eenvoudig vaststellen of de naam van uw voorkeur beschikbaar is door deze online op te zoeken en u kunt uw bedrijfsnaam reserveren voordat u de procedure tot oprichting op de website van de Delaware Division of Corporations doorlopen heeft.

Uw bedrijfsnaam moet eindigen op een vennootschappelijke aanduiding, zoals “Corporation,” “Incorporated,” “Limited,” of een afkorting daarvan. Aanduidingen die gewoonlijk buiten de Verenigde Staten gebezigd worden zijn ook geaccepteerd, zoals “B.V.,” “GmbH” of “S.A.” De Delaware Division of Corporations kan elke naam weigeren die misleidend of schadelijk is. Bijvoorbeeld, de naam mag geen woorden bevatten zoals “Bank” of “Trust” zonder beoordeling door de bevoegde toezichthouder. De Division zal evenmin bedrijfsnamen accepteren die grievende bewoordingen bevatten.

Selecteer een zaakwaarnemer

Het recht van Delaware vereist dat iedere rechtspersoon een geregistreerde zaakwaarnemer heeft – een persoon of onderneming die gedurende Delaware’s kantooruren beschikbaar is om namens de entiteit processtukken in ontvangst te nemen, zoals dagvaardingen en mogelijke correspondentie van de staat. De zaakwaarnemer moet een bezoekadres in Delaware hebben waar documenten bezorgd kunnen worden en deze informatie is openbaar. Delaware vereist ook dat vennootschappen de bedrijfsnaam, het bedrijfsadres en het zakelijke telefoonnummer van een “contactpersoon” – een partner, functionaris, werknemer of gevolmachtigde van de vennootschap die gerechtigd is berichten van de zaakwaarnemer te ontvangen – verstrekken en bijhouden. De zaakwaarnemer beschikt over deze informatie en al is die informatie niet openbaar, zij kan bij bevelschrift verkregen worden. Delaware geeft geen vrijbrief voor “geheime vennootschappen” zonder natuurlijke personen die voor hun handelen verantwoordelijk gehouden kunnen worden.

Ondernemingen die feitelijk gevestigd zijn in Delaware kunnen als hun eigen zaakwaarnemer optreden. De meeste vennootschappen geven echter de voorkeur aan het inschakelen van een geregistreerde professionele zaakwaarnemer om deze taken voor hen te vervullen. Hoe dan ook is het van belang om voor het indienen van de documenten ter registratie van de vennootschap te bepalen wie uw zaakwaarnemer zal zijn en deze rechtstreeks te benaderen. Bij de keuze van een zaakwaarnemer moet de vennootschap “due diligence” onderzoek doen en zij dient een zaakwaarnemer te kiezen die expertise op het gebied van de oprichtingsvereisten van kapitaalvennootschappen in Delaware heeft en bekwaam is om de vennootschap te assisteren bij het voldoen aan bepaalde aanvullende vergunning- en registratievereisten die van kracht zijn in andere jurisdicties waar de vennootschap mogelijk activiteiten ontplooit.

Dien een oprichtingsakte in en houdt uw entiteit in stand

De volgende stap is het opstellen van een Delaware oprichtingsakte en het indienen van deze akte bij de Division of Corporations. De oprichtingsakte is per type entiteit verschillend. Voorbeelden van oprichtingsakten zijn online beschikbaar.

De oprichtingsakte moet de naam van de entiteit, de naam en het adres van de zaakwaarnemer, en de naam, adres en handtekening van de persoon die de oprichtingsakte indient (de “oprichter”) bevatten. Ook dit is openbare informatie. Kapitaalvennootschappen moeten het aantal aandelen waaruit het maatschappelijk kapitaal bestaat opgeven en de nominale waarde per aandeel. Zodra de Division of Corporations uw documenten heeft goedgekeurd, ontvangt u een bevestiging van het bestaan van uw vennootschap.

Als de vennootschap is opgericht moet zij aan doorlopende verplichtingen voldoen om haar “good standing” bij de staat Delaware te behouden, zoals het deponeren van de jaarrekening en het betalen van “Franchise Tax” (een belasting gerelateerd aan de omvang van het kapitaal of het aantal aandelen). Deze jaarlijks terugkerende procedure kan online afgehandeld worden.

Het is belangrijk te weten dat de oprichtingshandeling niet een vergunning is om activiteiten in Delaware of elders te ontplooien. Voordat de vennootschap activiteiten ontplooit, is zij zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van de vergunningen en goedkeuringen van toezichthouders die vereist zijn in de jurisdictie zij actief is. Voor meer informatie over het verschil tussen de oprichting van de vennootschap en de vergunningen wordt u verwezen naar Na oprichting of totstandkoming, wat nu? (Wat is het verschil tussen oprichting en vergunningverlening?).

Conclusie

Het registratieproces voor het oprichten van een Delaware vennootschap is op zichzelf niet ingewikkeld en de benodigde documenten zijn online beschikbaar op de website van de Division of Corporations. De procedure is rechttoe rechtaan en vormgegeven om een zo groot mogelijke flexibiliteit te bieden in de keuze van de entiteit die het beste aansluit bij de behoefte van uw onderneming. Dit betekent echter niet dat u zich niet zorgvuldig moet beraden voor u het eenvoudige proces van de daadwerkelijke oprichting doorloopt. Integendeel. Neem vooral onze suggestie ter harte om alles vooraf zorgvuldig te plannen; doordenk essentiële kwesties omtrent het bestuur van de vennootschap en de kapitaalstructuur, documenteer deze keuzes met behulp van het advies van deskundige juridische adviseurs zodat deze nauwgezet en helder zijn vastgelegd in de documenten van de entiteit, en neem hierbij geen halve maatregelen die u in de toekomst duur kunnen komen te staan.

Links:

• Website van de Delaware Zakelijke Eerste Stappen:  firststeps.delaware.gov
• Website van de Delaware Division of Corporations:  corp.delaware.gov
• Lijst van zaakwaarnemers in Delaware:  corp.delaware.gov/agents/