Résumé

• Le cycle de vie d’une personne morale commence par un processus légal appelé “incorporation” ou “constitution”.
• Une fois constituée, une personne morale n’est pas pour autant prête à démarrer son activité. La plupart des entreprises doivent également obtenir un certain nombre de licences et permis appropriés. Il est extrêmement important de comprendre ces obligations dans chacune des juridiction dans laquelle vous exercer des activités.
• Une personne morale doit également rester “en bons termes” avec le Delaware Division of Corporations afin de pouvoir maintenir sa personnalité juridique. Il s’agit d’un processus annuel appelé “corporate compliance” qui implique un dépôt annuel.

Certaines entreprises aux Etats-Unis exercent leurs activités sous la forme de « sole proprietorship ». Toutefois, la plupart des entreprises considèrent qu’il y a un certain nombre d’avantages au niveau de la responsabilité, fiscaux, réglementaires ou autres à constituer une personne morale distincte. Les entreprises qui ont déjà la personnalité juridique à l’extérieur des Etats-Unis décident souvent de créer une personne morale dans un des Etats américains pour pouvoir exercer des activités dans ce pays. [Voir Au-delà des Frontères: les Avantages du Delaware pour les Enterprises Internationales.] Ce processus de constitution de personne morale – parfois appelé “incorporation” pour certaines d’entre elles – constitue une première étape importante pour démarrer une activité. Toutefois, il ne s’agit pas d’une licence ou d’un permis d’exercer des activités.

La bonne compréhension de cette distinction et des obligations qui incombent à votre entreprise dans chacune des juridictions dans laquelle elle exerce des activités a une importance cruciale pour assurer le respect de la loi… et votre succès.

Qu’est-ce-que la “constitution” d’une personne morale? Que signifie “incorporation”?

Si vous choisissez pour votre entreprise la forme juridique de société et que vous avez l’intention d’exercer des activités aux Etats-Unis, vous devez déposer un « Certificate of Incorporation » auprès d’un Etat américain. Si vous faites le choix d’un autre type de personne morale, comme par exemple d’une “limited liability company”, d’un “limited partnership” ou autre, vous devez déposer un “Certificate of Formation”. Cette formalité de dépôt opère la constitution de la personne morale, et peut presqu’être comparée à un acte de naissance.

Le choix de l’Etat où cette formalité va être effectuée est extrêmement important car cet Etat va devenir le « domicile légal » de la personne morale. Cette dernière sera par conséquent soumise aux droit des sociétés de cet Etat même si elle n’y exerce pas d’activités. Le droit des sociétés du Delaware est considéré comme étant le plus développé et flexible des Etats-Unis. [Voir Les Lois Solides et Habilitantes du Delaware.] Ce droit a pour objet de régir les “affaires internes” d’une entreprise, c’est-à-dire les questions liées à la propriété et à la gestion, comme la responsabilité des actionnaires, le rôle des membres du conseil d’administration, et les transaction (en ce compris les fusion et acquisitions). Par contre, l’impact de l’activité d’une entreprises sur la société (du point de vue du travail, de l’environnement, de la fiscalité, immobilier, etc.) est réglementé par les juridictions où l’entreprise exerce ses activités.

Une fois qu’une entreprises a accompli les formalités d’incorporation ou de constitution au Delaware, elle existe et ses affaires internes sont régies par le droits des sociétés ou des personnes morales du Delaware applicable au même type de personnes morales du Delaware. Toutefois, l’entreprise ne pourra démarrer ses activités qu’à partir du moment où elle aurait obtenu les licences et permis exigés par chaque juridiction dans laquelle elle souhaite exercer des activités.

Quelles licences et permis doivent généralement être obtenus avant de pouvoir démarrer une activité?

Souvent, avant de pouvoir démarrer son activité, une entreprises doit effectuer des inscriptions et obtenir des permis ou licences exigés par les pays, états et communes dans lesquelles elle a l’intention d’exercer une activité. Aux Etats-Unis, ces inscriptions et autorisations doivent généralement être obtenues dans chacune des juridictions dans lesquelles l’entreprise effectue des ventes, a des employés ou possède des biens. Une variété d’inscriptions et autorisation peuvent s’avérer être nécessaires selon l’industrie, le type d’opérations, l’emplacement, les produits et les services de la société.

Parmi les autorisations les plus fréquemment requises:

• Permis d’exploitation généraux
• Enregistrements fiscaux
• Inscription de l’employeur (assurance chômage et indemnisation des travailleurs)
• Permis relatifs à la santé publique
• Permis environnementaux
• Permis d’occupation et permis professionnels
• Licences pour la vente d’alcool
• Licences de loterie
• Permis industriel et d’utilisation de sol
• Permis de bâtir et d’occupation

Le non-respect par une société des conditions en matière de licences et de permis peut avoir un certain nombre de conséquences telles que des amendes, des avertissements ou encore la fermeture forcée de l’entreprise. De nombreuses licences doivent être renouvelées annuellement.

Pour savoir quelles licences doit obtenir votre société, contactez les fonctionnaires locaux et étatiques du département de développement économique ou de commerce de chaque juridiction concernée. Une Chamber of Commerce étatique ou locale peut également vous orienter dans vos recherches.

Bien que les personnes morales du Delaware n’ont pas l’obligation d’y exercer des activités, le Delaware est un endroit attirant pour démarrer et développer vos activités. Les sociétés intéressées établies à l’extérieur des Etats-Unis doivent prendre contact avec le Export Delaware. Les entreprises américaines doivent directement prendre contact avec le Division de la Petite Entreprise, qui pourra vous aider à comprendre et à effectuer les demandes des licences et permis qui peuvent s’avérer être nécessaires au Delaware. L’Etat de Delaware essaye constamment de simplifier ce processus.

Comment assurer la conformité légale d’une personne morale?

Après l’incorporation ou la constitution, l’entreprise doit périodiquement renouveler les différentes licences et permis décrits ci-dessus.

Une société établie au Delaware doit également déposer annuellement une liste de tous ses administrateurs et payer un impôt de franchise annuelle. Les Limited Partnerships, Limited Liability Companies et General Partnerships constitués au Delaware ne doivent pas déposer de rapport annuel, mais sont tenues au paiement d’un impôt annuel de $250. Le dépôt et le paiement de l’impôt peuvent être effectués par Internet.

Résumé

L’incorporation ou la constitution d’une personne morale est seulement une des nombreuses étapes qui doivent être accomplies avant de pouvoir démarrer une activité. Une personne morale a également fréquemment des obligations réglementaires, en ce compris en matière de permis et de licences, dans chacune des juridictions où elle exerce des activités. Une entreprise doit également régulièrement vérifier la validité de tous les permis et licences, et s’assurer de la conformité légale de son statut de personne morale. La bonne compréhension de ces obligations est essentielle pour le succès de l’entreprise.

Liens vers les sources additionnelles

• Business Premiers Pas:  firststeps.delaware.gov
• Le Division of Corporations:  corp.delaware.gov
• La Small Business Administration met à disposition des entrepreneurs un système qui leur permet de connaitre les licences et permis d’exploitation dont ils ont besoin:  www.sba.gov